Décider soi-même de ce qui est important
Gérer ses priorités
Est prioritaire ce qui a le droit de passer en premier. Ainsi, gérer son
temps, c'est d'abord savoir ce qui mérite d'être fait. Mais s'agit-il vraiment de gérer son temps
ou de se gérer soi-même ?
Je compare
À retenir : 3 points clés
Ce ne sera un scoop pour personne : c'est notre difficulté à distinguer l'important de l'urgent qui désorganise notre agenda.
Or, comme le soulignait Dwight D. Eisenhower, 34ème président des USA : "Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important".
Un premier réflexe à développer : se demander régulièrement "ce que je m'apprête à faire est-il bien ce qui est, au moment où je vais le faire, le plus important au regard de la mission que j'ai à accomplir ?".
Il s'agit alors de bâtir sa feuille de route : lister les tâches importantes à réaliser
. Qui attend quoi et quand ?
. A qui dois-je répondre ?
Or, comme le soulignait Dwight D. Eisenhower, 34ème président des USA : "Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important".
Un premier réflexe à développer : se demander régulièrement "ce que je m'apprête à faire est-il bien ce qui est, au moment où je vais le faire, le plus important au regard de la mission que j'ai à accomplir ?".
Il s'agit alors de bâtir sa feuille de route : lister les tâches importantes à réaliser
. Qui attend quoi et quand ?
. A qui dois-je répondre ?
Résister à la tyrannie de l'urgence
L'urgence est ce qui nous pousse, nous presse. "Les tâches urgentes
réclament une intervention immédiate… L'attrait momentané qu'elles
exercent les rend irrésistibles et importantes et elles
dévorent toute notre énergie. Mais avec le recul, leur
importance illusoire s'estompe. Il nous reste une sensation de perte et
nous nous souvenons des tâches vitales que nous avons laissées
de côté. Nous comprenons que nous sommes devenus esclaves de la
tyrannie de l'urgence". Charles Hummel, La Tyrannie de l'urgence
Pour s'entraîner à résister, 3 questions :
. Vais-je faire parce que c'est vraiment urgent ou parce que c'est une solution de facilité ?
. Que se passera-t-il réellement si je ne cède pas au sentiment d'urgence ?
. Pendant que j'accomplirai cette tâche dite urgente, qu'est-ce que je laisserai de côté ?
On remplace "je n'ai pas le temps" par "je ne prends pas le temps" !
Pour s'entraîner à résister, 3 questions :
. Vais-je faire parce que c'est vraiment urgent ou parce que c'est une solution de facilité ?
. Que se passera-t-il réellement si je ne cède pas au sentiment d'urgence ?
. Pendant que j'accomplirai cette tâche dite urgente, qu'est-ce que je laisserai de côté ?
On remplace "je n'ai pas le temps" par "je ne prends pas le temps" !
Adopter la loi de Parkinson
La loi de Parkinson expose le principe de la dilatation du temps : "Le
travail s'étale de façon à occuper le temps disponible pour son
achèvement". Plus on a de temps pour réaliser une
tâche, plus celle-ci prend du temps.
Pour la mettre en pratique : déterminer un "budget temps" qu'il est raisonnable de consacrer à une activité donnée et le respecter.
Un 1er terrain d'expérimentation pourrait être les réunions : diminuez de moitié la durée habituelle d'une réunion et observez l'effet produit...
Pour la mettre en pratique : déterminer un "budget temps" qu'il est raisonnable de consacrer à une activité donnée et le respecter.
Un 1er terrain d'expérimentation pourrait être les réunions : diminuez de moitié la durée habituelle d'une réunion et observez l'effet produit...
(cliquer pour accéder à la ressource).
Je m'entraîne
Parmi les "voleurs de temps" suivants, quels sont ceux sur lesquels nous pouvons agir (même si ce n’est pas facile !) ? Plusieurs réponses.
Toutes les demandes sont urgentes.
✓
✓
Les demandes sont sûrement présentées comme urgentes par votre
interlocuteur. Mais le sont-elles vraiment ? Que se passera-t-il si vous
demandez un délai de réponse de quelques heures ou quelques jours, si vous questionnez ce qui est attendu ?
Je dois être joignable à tout moment.
✓
✓
Certaines fonctions réclament effectivement une disponibilité immédiate
(services d’urgence...). Mais dans la plupart des cas, il est possible
et nécessaire de s’isoler, à des moments choisis, pour réaliser en
continu une tâche demandant de l’attention et de la concentration : se
déconnecter en indiquant à quel moment l’on sera à nouveau joignable,
s’organiser avec ses collègues pour renvoyer son poste...
Certaines tâches prennent trop de temps.
✓
✓
Si tel est le cas, alors quelques questions à se poser :
■ Qu'est-ce que
je fais "trop bien" au regard de ce qui est attendu (ratio
temps/résultat produit)?
■ Qu'est-ce qui me prend beaucoup de temps ?
Est-ce utile ?
■ Pourrais-je y passer moins de temps ?
■ Quelles seraient les
conséquences ?
Les autres ne tiennent pas les délais.
✓
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On se sent parfois au pied du mur et freiné par des engagements non tenus. Une piste d'action : anticiper les dérapages de délai
puisqu'on les sait quasi permanents.
Assurer un suivi de la demande, le plus en amont possible et régulièrement, intervenir, si nécessaire, avant la dead-line, trouver, avec les interlocuteurs concernés et à froid, des solutions pour limiter les dérapages et donc fonctionner en meilleure intelligence.
Assurer un suivi de la demande, le plus en amont possible et régulièrement, intervenir, si nécessaire, avant la dead-line, trouver, avec les interlocuteurs concernés et à froid, des solutions pour limiter les dérapages et donc fonctionner en meilleure intelligence.
Conseil du coach
Avoir le temps ou prendre le temps ?
Stephen R. Covey et l'illustration des grosses pierresExercice : 9 questions aidantes pour organiser son temps
Chronique : Comment choisir ses priorités ?
Multiples interruptions et bombardement d'informations
fragmentent notre travail.
Au four et au moulin, nous nous dispersons sans toujours nous rendre compte des conséquences : qui trop embrasse, mal étreint.
La priorité, c'est l'importance préférentielle que nous accordons à un projet plutôt qu'à un autre, un droit que nous lui conférons.
La priorité, c'est l'importance préférentielle que nous accordons à un projet plutôt qu'à un autre, un droit que nous lui conférons.
Est prioritaire ce qui a le droit de dépasser tout le reste
Comme l'ambulance dans l'embouteillage, mon projet prioritaire
passe devant tous les autres. Il est le premier servi en ressources
disponibles (temps, énergie, attention…).
La priorité se fraye un chemin dans un océan d'actions possibles et de sollicitations qui s'empilent ; elle facilite le résultat.
Ainsi la priorité me permet de construire mon action au lieu de la disperser ; elle me redonne un pouvoir sur un environnement en perpétuel changement : pour moi-même (mes priorités me canalisent) et vis-à-vis des autres (quand je leur demande de respecter ma priorité).
Mais gérer mes priorités suppose de sortir d'une illusion : celle que je vais pouvoir tout faire.
Alors concrètement ?
3 questions à se poser
□ Qu'est-ce qui est plus important que le reste dans ma liste des tâches ?
□ Pourquoi cela mérite-t-il d'y consacrer temps, énergie, attention ?
□ Que suis-je prêt à lâcher pour ça ?
Je m'évalue
Voici maintenant 3 questions pour tester vos acquis.
A chaque question une seule bonne réponse mais attention, il y a parmi les réponses possibles, une "presque bonne" qui pourrait vous faire hésiter !
A chaque question une seule bonne réponse mais attention, il y a parmi les réponses possibles, une "presque bonne" qui pourrait vous faire hésiter !
1 / 3
Première question d'organisation ?
Vous vous apprêtez à planifier une tâche dans votre agenda : quelle principale question vous posez-vous ?
Combien de temps dois-je lui consacrer ?
⚠
⚠
Question importante mais dans un 2ème temps.
Comment dois-je m'y prendre ?
⚠
⚠
Réflexion utile mais après la question 3.
Cette tâche est-elle effectivement importante au regard de ma mission et/ou de mes objectifs ? ✓
Oui, c'est la question du "pour quoi " avant le "comment".
Puis-je la déléguer ?
⚠
⚠
Pourquoi pas mais après vous être posé la question 3.
2 / 3
Une urgence !
10H15. Votre N+1 vous sollicite : "j'ai besoin de ces éléments pour 14H". Or, vous travaillez déjà sur le dossier JK, important et urgent. Que lui répondez-vous ?
Mais je ne peux pas travailler là-dessus pour cet après-midi, je dois donner mes réponses sur le dossier JK.
⚠
⚠
Mieux vaut discuter avec votre N+1 de l'impact de sa demande. C'est une démarche plus constructive.
OK, je m'en occupe, mais le timing est vraiment serré !
⚠
⚠
Dommage ! Vous vous mettez la pression sans partager les conséquences de cette nouvelle urgence.
Préparer ces éléments pour cet après-midi implique que je reporte ma réponse dans le dossier JK. OK pour toi ?
✓
✓
Oui, vous exposez clairement l'alternative et vous assurez du soutien de votre N+1.
Tu aurais dû me le demander plus tôt, j'aurais pu m'organiser.
⚠
⚠
Inutile ! Mais vous pouvez revoir votre façon de travailler ensemble pour éviter à l'avenir ce type de situations.
3 / 3
Pour gérer vos priorités...
Vous décidez de mieux gérer vos priorités. Parmi les 3 actions suivantes, laquelle vous semble la plus efficace ?
Traiter les demandes au fur et à mesure.
⚠
⚠
A éviter ! Le traitement en temps réel vous empêche de hiérarchiser et de vous concentrer sur l’important.
Allouer un « budget temps » à chaque tâche. ✓
Oui, vous respecterez la loi de Parkinson : en vous donnant des limites, vous vous conditionnez à être efficace. Par exemple, la durée des réunions peut souvent être réduite de 30 à 50% !
Se déconnecter (téléphone, mail…) 1 jour entier par semaine. ⚠
La déconnexion est une bonne idée mais 1 jour par semaine est peut-être ambitieux ! Plus réaliste : des plages de déconnexion de 1H ou 2H ou des demi-journées, en créant les conditions pour que cette organisation soit favorable à toute l'équipe.
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