Le pire : attendre que le collaborateur, une fois sa fiche de paie reçue, vienne demander des explications. Mieux vaut devancer sa déception et lui annoncer la décision lors d'un entretien individuel.
La nécessité d'anticiper serait la même dans tout autre cas de déception probable : promotion non accordée, nouvelle organisation…

Lorsqu'une décision est difficile à annoncer, on a tendance à l'enrober de moult précautions verbales qui ne font qu'agacer notre interlocuteur et contre-préparer le terrain (car il s'installe alors dans une attitude défensive). Il est préférable d'énoncer le message clé en quelques mots et ce dès les premières secondes.       

Autre travers en pareille situation : se justifier avant-même que l'autre ait eu le temps de recevoir et de traiter le message.
Non seulement cela est inutile (notre interlocuteur est sous le coup de la surprise ou de la déception, il n'entend pas) mais dangereux pour la relation : le collaborateur peut penser que l'on veut noyer le poisson. Mieux vaut attendre qu'il soit prêt pour expliquer les raisons de la décision.