Booster la participation en réunion d’équipe

L'habitude est confortable. En réunion, elle produit un doux bruit de fond qui nous laisse sommeiller… alors comment réveiller les esprits ?
À retenir : 3 points clés
Varier les formats de réunions
L'ennemi n°1 de la créativité, de l'échange d'idées ? L'ennui ! Et notamment l'ennui dans ces moments où nous serions justement censés faire pétiller notre cerveau, partager nos solutions, produire du nouveau...
Alors un impératif : bannir les réunions qui, d'une fois à l'autre, se ressemblent et bousculer les formats trop habituels.
Le champ des possibilités est inépuisable : se réunir debout, à l'extérieur, en visio même si on est au même endroit, pour une durée courte, avec ou sans animateur nommé, autour d'exercices nouveaux, avec des rôles donnés à chacun, avec ou sans support, etc.
Le but n'est pas de faire original à tout prix mais de miser sur la surprise, de rompre avec le "toujours pareil" pour éveiller les esprits !
Proposer des "évasions pédagogiques"
Un court exercice, un jeu simple, une devinette… 15 ou 20 minutes peuvent suffire pour s'animer ! Il peut s'agir d'un jeu de rôles pour prendre du recul à l'égard d'une situation relationnelle, d'une étude de cas pour mettre l'accent sur différentes façons de faire, d'un quiz, d'une production collective à réaliser… 
Le fil directeur : impliquer et éviter à tout prix le monologue de l'information descendante.     
Donner de l'autonomie
Si l'on décide d'aborder un sujet sous un angle nouveau voire ludique, alors il convient de favoriser la liberté dans les "productions" et dans les débats. Idéalement, pas d'a-priori quant au résultat attendu.
On expose la consigne (la plus concise possible !), on laisse s'exprimer à l'intérieur du cadre, on débriefe, on conclut.       
Et, cerise sur le gâteau : on partage ses ressentis sur l'expérience que l'on vient de faire !
Idéalement, une expérience apprenante 🙂
Je m'entraîne
Vous voulez revenir sur un problème survenu ce mois-ci au sein de l’équipe : un dossier n’a pas été livré à temps et le département qualité s’est plaint du manque d’informations autour de ce dérapage. Que pensez-vous de ces différentes approches ? 

Le département qualité nous reproche de ne pas l’avoir informé des retards pris sur le dossier "RX12". Effectivement, on aurait dû les alerter en amont. Je vous propose que l’on fasse un exercice : l’un d’entre vous prend le rôle de Denis (responsable du département qualité) qui exprime son mécontentement et nous tous essayons d’apaiser son insatisfaction.
Cette approche, bien que moins efficace que la seconde, est cependant intéressante. Moins efficace car vous donnez déjà une conclusion (« on aurait dû… ») et l’exercice proposé ne permet pas d’envisager comment faire pour que le problème soit évité à l’avenir. 
Aujourd’hui, l’un d’entre vous va changer de casquette… et prendre le rôle de Denis (responsable département Qualité). Puis un autre d’entre vous va le voir 5 jours avant la date de livraison du dossier "RX12". Nous allons préparer la rencontre…
Vous misez sur le "sortir du cadre" pour aborder la problématique. L’exercice proposé peut être intéressant mais d’autres sont possibles : il s’agit avant tout de rompre le jeu relationnel habituel et de faire réfléchir pour changer ce qui doit changer. 
Je voudrais que l’on revienne sur le problème survenu avec le département Qualité. J’ai besoin d’une meilleure traçabilité… je vous propose que l’on comprenne l’enchaînement des causes.             
L’analyse des causes est intéressante mais fastidieuse lors d’une réunion. Mieux vaut la faire réaliser en amont et ne discuter, en réunion, que des conclusions et plans d’actions.
Conseil du coach



Un premier questionnement
Le phénomène de la grenouille dans la marmite : s'endormir ou survivre?
Chronique : Oh moi… plus rien ne m’étonne !
"Que ta vision soit à chaque instant nouvelle. Le sage est celui qui s'étonne de tout." (André Gide)

Notre expérience de l'étonnement vient d'un événement inattendu qui, modifiant notre représentation de la situation, nous conduit à nous poser des questions et à nous ouvrir les yeux sur la réalité.

 

 
 

 
 

Le comportement d'un collaborateur, qui jouait alors un rôle moteur dans l'équipe, vous surprend : jadis enthousiaste, il prend moins d'initiative et semble rétif à sortir du cadre de sa fiche de poste. Vous vous dites : "c'est habituel, il traverse une mauvaise passe, mais cela reviendra vite à la normale". Ou bien vous estimez que cette inflexion peut traduire un dysfonctionnement plus profond qui nécessite d'en savoir plus. La vie d'une équipe fourmille de signes discrets (messages incohérents, ponctualité, disparition d'un rituel…) qui mettent chaque fois en jeu notre compréhension de la situation. En ce sens, le manager peut s'inspirer du philosophe qui s'étonne de tout car "apercevoir et s'étonner, c'est reconnaître sa propre ignorance" de la situation (Aristote, Métaphysique, A, 2, Vrin 1991, p.16). S'étonner, c'est accepter de ne pas tout savoir d'une situation pour mieux en explorer ses nouveautés potentielles.
Si nous faisons un bilan rapide de nos étonnements, nous nous rendons vite compte qu'ils sont plus rares que leurs contraires. Combien de fois ne pensons-nous pas d'un collègue : "ça ne m'étonne pas de lui !" d'un air de dire "rien de nouveau sous le soleil" (L'Ecclésiaste). Or, nos habitudes nous exposent au risque de passer à côté de ce que la réalité contient de nouveau. Même la réalité la plus ordinaire donne matière à nous surprendre. Une initiative qui réussit, avant de la tenir pour acquise et "normale", mérite que l'on s'y arrête un instant le temps de comprendre ce qui a marché et pourquoi. Le soleil n'est-il pas "nouveau chaque jour" ? (Héraclite). Tant que nous prenons nos habitudes pour la réalité, nous diminuons nos chances d'apprendre du vécu et de transformer celui-ci en expérience.
 
Tristan de Fommervault




 

 

Je m'évalue
Voici maintenant 3 questions pour tester vos acquis.
A chaque question, une seule bonne réponse, mais attention : il y a, parmi les réponses possibles, une "presque bonne" qui pourrait vous faire hésiter !


 
1 / 3   Bonne introduction ?
"Nous nous réunissons aujourd'hui au sujet du projet est/ouest. Voici les 5 points que nous allons traiter." Que pensez-vous de cette introduction ?
Elle est synthétique et on comprend bien quel est l'objet de la réunion.
En effet. Mais il manque le O de TOM : l'objectif. Pour rappel, TOM : Thème (de la réunion), Objectif (ce à quoi on arrivera à la fin de la réunion), Méthode (déroulement de la réunion).
Il manque l'objectif de la réunion.
Oui, l'objectif doit être annoncé et centré sur l'intérêt des participants : "répondre à vos interrogations" ou bien "voir ce qu'il va nous apporter" etc.
Elle est incomplète : il faudrait décrire brièvement le projet.
Pas à ce stade. La présentation du projet se fera dans un second temps.
Elle annonce le plan.
Certes mais il manque l'objectif.
2 / 3   Un collaborateur peu participatif
Jean-Christophe, très réservé, ne participe pas en réunion. Il ne prend pas la parole et ne répond aux questions que par oui ou non. Que faites-vous ?
Rien. Vous ne voulez pas le mettre mal à l'aise.
Certes, l'obliger à s'exprimer n'est pas la solution ! Mais discuter avec lui de sa participation dans le groupe serait utile.
Vous le poussez à s'exprimer : "Jean-Christophe, tu n'as rien dit, qu'en penses-tu ?".
Vous pointez publiquement son manque de participation et risquez de le rendre encore plus réservé.
Vous abordez le sujet avec lui, en tête à tête : "tu prends rarement la parole lors de nos réunions".
Oui, l'objectif est de savoir ce qui freine Jean-Christophe et trouver comment l'aider.
Vous le nommez animateur de la prochaine réunion.
Un peu violent ! S'il est très réservé, il risque de vivre la situation comme une épreuve et de se fermer un peu plus.
3 / 3   Dérapage
Vous avez voulu que la réunion soit très participative et vous avez du mal à canaliser les débats, que faites-vous ?
Vous demandez : "revenons à notre objectif".
Recentrer est une bonne idée mais la forme est un peu brutale et risque de freiner la participation.
Vous laissez les participants s'exprimer, c'est le plus important.
Risqué ! Vous risquez de dépasser l'heure de fin et la réunion n'en sera pas forcément plus productive.
Vous dites : "merci de soulever tous ces sujets ! Je les note pour les aborder la fois prochaine. Il nous reste 15 minutes pour traiter notre thème du jour et conclure."
Oui, vous valorisez la participation et recentrez les débats sans fermer la porte à d'autres sujets.
Vous intervenez : "si vous digressez, nous n'aurons pas le temps de traiter notre sujet principal".
C'est à vous d'autoriser ou non la digression. Mieux vaudrait décider : "je voudrais que l'on revienne, pour aujourd'hui, à notre sujet principal".
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