Bannir les "tu n'as qu'à mieux t'organiser !"
Favoriser la gestion du temps au sein de l’équipe
La gestion du temps est une discipline personnelle difficile à
installer. Comment accompagner l'équipe dans la détection de l'urgent et
de
l'important ?
Je compare
Pour activer les sous-titres, cliquer, dans la barre d'outil en bas de l'écran vidéo, sur le bouton CC et choisissez "français".
À retenir : 3 points clés
Même si mieux gérer son temps passe en partie par l'anticipation,
l'organisation, l'injonction "organise-toi !" est toujours
contre-productive. Un collaborateur qui ne s'organise pas ou mal
est un collaborateur à qui il manque des informations clés pour
le faire : objectifs clairs, perception du "qui fait quoi", appui
voire autorisation pour "dire non" à certaines
sollicitations ou pour se déconnecter, connaissances ou
savoir-faire nécessaires pour être autonome etc. Aussi, la première
question est plutôt "qu'est-ce qui n'est pas fait concrètement, et
qu'est-ce qui empêche que ce soit fait ?".
Être prêt à introduire des changements
Quand une équipe se plaint d'une trop grosse charge de travail, on
voudrait parfois qu'elle se "débrouille quand même" car l'on n'a pas
l'intention de reconsidérer le volume de travail, la
répartition des tâches, les process, les relations
interservices… ou sa propre façon (à soi, manager) de gérer le temps.
Or, si l'on accepte qu'il y a peut-être des choses à changer, des choses qui dépendent de nous, alors une vraie démarche de recherche de solutions peut s'enclencher.
Or, si l'on accepte qu'il y a peut-être des choses à changer, des choses qui dépendent de nous, alors une vraie démarche de recherche de solutions peut s'enclencher.
Prendre le temps de comprendre
Bien employer son temps prend du temps ! C'est tout à fait
impopulaire mais impossible, pour un manager, de donner en "2 temps 3
mouvements" des conseils pertinents pour aider une équipe
débordée. Il y a, au contraire, à prendre la mesure du problème, à
poser à plat ses différentes facettes, à isoler des facteurs… Bref, à
travailler sur un sujet délicat car impalpable tant que
l'on ne rentre pas dans le factuel, le concret.
Je m'entraîne
Votre équipe prend ces derniers temps du retard dans les travaux en cours et cela commence à avoir des conséquences. Que faites-vous ?
Vous réunissez l’équipe : "on prend du retard et je
commence à avoir des plaintes. Que se passe-t-il ?"
⚠
⚠
Vous suscitez défense et contre-attaque de l’équipe
car elle entendra "retard", "plaintes", plutôt que la question posée.
Vous transférez à l’équipe le dernier mail que vous avez reçu d’un
interlocuteur qui se plaint avec véhémence.
⚠
⚠
Le moyen de les en informer est maladroit. Mieux vaut
évoquer ce mail lors d’un échange en face à face.
Vous réunissez l’équipe : "certains travaux comme par exemple… prennent plus de temps qu’avant.
Est-ce aussi votre perception ?..."
✓
✓
Approche sans jugement ni accusation pour d'abord partager le constat.
Vous dressez une check-list des priorités / délais et la communiquez à l’équipe.
⚠
⚠
Solution directive qui n'aura pas d'effets. Mieux identifier avec l’équipe les priorités
réelles / imaginaires et décider de celles alors retenues.
Conseil du coach
Le fléau de la dispersion
Loi de Carlson et conséquencesL'expérience des emails par Bailey et Konstan
Chronique : Suractivité : la fin d’une illusion ?
Nous nous pensions jusqu'à présent multitâche, capables de mener de front moult activités ? Nous espérions de nos collaborateurs, collègues, N+1, même déjà occupés, qu'ils nous répondent sur-le-champ ou qu'ils passent d'un objectif à l'autre sans perdre en qualité de réalisation ? Ou bien nous nous pensons capables d'absorber tout ce qui nous est demandé ? Si oui, alors voici venue la fin de cette douce illusion !
De nombreuses études mettent à mal le mythe d'une suractivité efficace. On sait par exemple, depuis peu, que nous fonctionnons de façon
séquentielle : d'abord une tâche, puis une autre. Les neurologues
Étienne Koechlin et Sylvain Charron, du Laboratoire de
neurosciences cognitives de l'Inserm ont montré dans une
étude parue en 2010 que si le cerveau mobilise ses deux hémisphères pour
mener une seule tâche, il doit en revanche répartir le
travail entre ceux-ci lorsqu'une nouvelle tâche apparait (chacun
des hémisphères ne traitant qu'une tâche à la fois, jamais les deux en
même temps).
Il y a alors réallocation des ressources
dans l'espace cérébral (non pas double ressource mais ressource «
dispachée ») !
De même, le cerveau ne sait poursuivre que deux buts simultanément. Seulement deux. Au-delà, le but supplémentaire échappe à son contrôle. On sait aussi - depuis un peu plus longtemps - que démarrer une tâche sans la mener à son terme nous expose à l'effet Zeigarnik !
Du nom de la psychologue qui l'a observé, Bluma Zeigarnik, il désigne la tendance à rester préoccupé par une tâche tant que celle-ci n'est pas terminée. Comme si nous demeurions en alerte face au non-abouti !
Notre cerveau s'attacherait à garder en mémoire l'information incomplète, créant alors un état de tension intérieure qui disparait lorsque la tâche est bouclée.
De même, le cerveau ne sait poursuivre que deux buts simultanément. Seulement deux. Au-delà, le but supplémentaire échappe à son contrôle. On sait aussi - depuis un peu plus longtemps - que démarrer une tâche sans la mener à son terme nous expose à l'effet Zeigarnik !
Du nom de la psychologue qui l'a observé, Bluma Zeigarnik, il désigne la tendance à rester préoccupé par une tâche tant que celle-ci n'est pas terminée. Comme si nous demeurions en alerte face au non-abouti !
Notre cerveau s'attacherait à garder en mémoire l'information incomplète, créant alors un état de tension intérieure qui disparait lorsque la tâche est bouclée.
Mais une question subsiste : pourquoi continuons-nous, souvent, de l'ignorer ? Difficulté à accepter ce qui limite notre « puissance » et celles de ceux dont nous attendons des prouesses ?
Pourtant, c'est aussi lorsque l'outil est bien employé qu'il tient pleinement sa fonction.
Valérie Bergère pour Gymnase du Management
A quelle fréquence et comment évaluer que ma charge de travail et/ou celle de mes collaborateurs est adaptée ?
Quelles actions prendre pour que le temps soit judicieusement employé ? Que les agendas de chacun soient respectés ?
Je m'évalue
Voici maintenant 3 questions pour tester vos acquis.
A chaque question une seule bonne réponse mais attention, il y a parmi les réponses possibles, une "presque bonne" qui devrait vous faire hésiter !
A chaque question une seule bonne réponse mais attention, il y a parmi les réponses possibles, une "presque bonne" qui devrait vous faire hésiter !
1 / 3
Une tâche n'est pas réalisée...
Sandrine, votre
collaboratrice, n’a pas avancé sur une tâche importante. Que lui
dites-vous ?
Mais je ne comprends pas, tu m’avais dit ok pour
aujourd’hui ! ⚠
Sandrine le sait ! Elle vous répondra "oui mais..." et vous ne serez pas plus avancé(e).
Qu’est-ce qui t’a empêché de le faire ? ⚠
La réponse risque d'être "je n'ai pas eu le temps".
Qu'est-ce qui fait que cette tâche n'est pas une priorité pour toi ?
✓
✓
Vous allez à l'essentiel : Sandrine a pu considérer qu'il n'y aurait pas de conséquences ou que d'autres tâches ont été plus importantes. Mieux vaut en discuter.
Cela signifie-t-il que tu n'as pas perçu l'importance de cette tâche ?
⚠
⚠
La question est intéressante mais la forme est un peu abrupte et pourrait braquer Sandrine.
2 / 3
Faire prendre conscience des pertes de temps ?
Merlin, bavard, passe beaucoup plus de temps que nécessaire avec ses interlocuteurs au téléphone. De fait, des tâches plus administratives sont négligées et il se plaint "je suis débordé". Que lui dites-vous ?
C'est normal que tu sois débordé, tu passes trop de temps au téléphone, tu pourrais écourter les échanges et faire autre chose à la place.
⚠
⚠
Aucune chance que Merlin adhère ! S'il passe autant de temps au téléphone, c'est que cela lui parait nécessaire.
Quelles tâches ne réussis-tu pas à faire ?
✓
✓
Vous l'amenez à considérer la problématique. Vous pourrez ensuite l'interroger sur les conséquences.
Dans une journée, à quoi passes-tu le plus de temps ?
⚠
⚠
La question serait plus pertinente après la question 2, une fois exprimé ce qui n'est pas fait.
Comment pourrais-tu passer moins de temps au téléphone ?
⚠
⚠
Trop rapide ! Merlin n'a pas encore adhéré au constat, il n'est pas prêt à proposer une solution.
3 / 3
Faire face à la charge de travail
La charge de travail de votre équipe est de plus en plus importante. Vous observez que l'ambiance et l'efficacité s'en ressentent, que faites-vous ?
Vous faites confiance à votre équipe et pensez qu'elle va s'adapter. Vous ne faites rien pour l'instant.
⚠
⚠
Si vous observez des signes d'essoufflement, mieux vaut intervenir.
Vous décidez d'alléger la charge de 2 collaborateurs qui ont plus de difficultés et vous reprenez une partie de leur travail.
⚠
⚠
Mauvaise idée ! Vous impliquer plus dans l'opérationnel vous empêchera de prendre de la hauteur et ne résoudra pas le problème collectif.
Vous réunissez l'équipe : "on a beaucoup de travail en ce moment et l'on doit trouver des façons de mieux s'organiser pour gagner en efficacité".
⚠
⚠
Mieux vaut d'abord partager le constat. L'équipe a probablement besoin d'exprimer son vécu de la situation.
Vous réunissez l'équipe : "notre charge de travail a augmenté et elle devient plus difficile à gérer pour vous. Je voudrais que l'on fasse ensemble un état des lieux".
✓
✓
Vous prenez en compte le problème et allez identifier ce qui est le plus critique pour trouver des solutions à expérimenter.
Votre score est
0/3
Vous avez terminé !
Si vous souhaitez revoir vos réponses, choissez dans la liste ci-dessous.