T.O.M pour lancer la réunion
Conduire une réunion d'équipe
Conduire une réunion...tellement habituel que l'on en oublie parfois l'enjeu. Le premier ? Eveiller ou réveiller, c'est-à-dire lutter contre l'ennui qui peut vite assaillir les participants ! Comment, alors, stimuler les esprits ?
Je compare
À retenir : 3 points clés
T.O.M, ce sont les 3 points pour une introduction qui cadre et donne le ton.
T comme thème : présenter, en 1 phrase courte, l'objet de la réunion.
O comme Objectif : exprimer, toujours brièvement, ce pour quoi l'on est ensemble. Prendre une décision ? Répondre à des questions ? Définir un plan d'actions ?...
M comme méthode : annoncer comment se déroulera la réunion. Par exemple : "je vais d'abord vous exposer en quelques mots la situation puis on cherchera ensemble des solutions qui...".
On invite, dès l'introduction, le groupe à s'impliquer.
T comme thème : présenter, en 1 phrase courte, l'objet de la réunion.
O comme Objectif : exprimer, toujours brièvement, ce pour quoi l'on est ensemble. Prendre une décision ? Répondre à des questions ? Définir un plan d'actions ?...
M comme méthode : annoncer comment se déroulera la réunion. Par exemple : "je vais d'abord vous exposer en quelques mots la situation puis on cherchera ensemble des solutions qui...".
On invite, dès l'introduction, le groupe à s'impliquer.
Donner rapidement la parole
L'objectif ? Eviter les longs monologues ou exposés détaillés
mais susciter rapidement les premières réactions, questions, éventuelles
oppositions : c'est à cette condition que le groupe
s'engagera dans la réunion, apportera de la matière. Après ce
temps d'échange, chacun sera "dans le sujet" et plus attentif pour
entendre les messages clés, explications que l'on veut aussi
communiquer.
Faire émerger les idées du groupe
Une équipe est plus impliquée si elle participe à l'analyse des
problématiques, à la recherche de solutions. Il s'agit alors de résister
à l'envie d'apporter soi-même des idées pour
questionner, sonder, reformuler et les faire émerger du groupe.
On s'assure aussi que chacun peut exprimer son point de vue et apporter sa pierre à l'édifice.
On s'assure aussi que chacun peut exprimer son point de vue et apporter sa pierre à l'édifice.
Je m'évalue
Voici maintenant 3 questions pour tester vos acquis.
A chaque question une seule bonne réponse mais attention, il y a parmi les réponses possibles, une "presque bonne" qui pourrait vous faire hésiter !
A chaque question une seule bonne réponse mais attention, il y a parmi les réponses possibles, une "presque bonne" qui pourrait vous faire hésiter !
1 / 3
Bonne introduction ?
"Nous nous réunissons aujourd'hui au sujet de la nouvelle procédure de traitement. Voici les 3 points que j'aborderai." Que pensez-vous de cette introduction de réunion ?
Elle est synthétique et on comprend bien quel est l'objet de la réunion.
⚠
⚠
En effet. Mais il manque le O de TOM : l'objectif (cf. réponse 2).
Il manque l'objectif de la réunion.
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Oui, l'objectif doit être annoncé et cibler l'intérêt des participants : "répondre à vos interrogations" ou bien "voir comment l'adapter à notre façon de travailler" etc.
Elle est incomplète : il faudrait décrire brièvement la procédure.
⚠
⚠
Pas à ce stade. La présentation de la procédure fera l'objet d'un point précis lors de la réunion.
Elle annonce le plan.
⚠
⚠
Certes mais il manque l'objectif.
2 / 3
Un collaborateur peu participatif
Maxime, très réservé, se tient en retrait lors de chaque réunion. Il semble écouter mais ne prend pas la parole et ne répond aux questions que par oui ou non. Que faites-vous ?
Rien de spécial. On doit respecter sa nature réservée.
⚠
⚠
Certes, l'obliger à s'exprimer n'est pas la solution ! Mais discuter avec lui de sa participation dans le groupe serait utile.
Vous le poussez à s'exprimer : "Maxime, qu'en penses-tu ?".
⚠
⚠
Il risque de ne répondre que laconiquement ; cela ne le rendra pas plus participatif.
Vous abordez le sujet avec lui, en tête à tête : "tu prends rarement la parole lors de nos réunions".
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Oui, l'objectif est de savoir ce qui freine Maxime et ce qui pourrait l'aider à participer.
Vous le désignez animateur de la prochaine réunion.
⚠
⚠
Un peu violent ! S'il est très réservé, il risque de vivre la situation comme une épreuve et de se fermer un peu plus.
3 / 3
Dérapage
La réunion part dans tous les sens, que faites-vous ?
Vous recentrez les débats : "nous listerons ces différents sujets en fin de réunion pour les aborder la fois prochaine. Je reviens sur notre thème du jour..."
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Oui, vous gardez le cap de la réunion sans fermer la porte à d'autres sujets.
Vous laissez les participants s'exprimer pour que l'échange soit libre. La réunion durera un peu plus longtemps que prévu.
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⚠
Risqué ! Vous acceptez que le cadre ne soit pas respecté et la réunion n'en sera pas forcément plus productive.
Vous rappelez : "ces sujets ne sont pas à l'ordre du jour de la réunion, revenons à notre objectif".
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⚠
Recentrer est une bonne idée mais la forme est un peu brutale.
Vous intervenez rapidement : "si vous digressez, nous n'aurons pas le temps de traiter notre sujet principal".
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C'est à vous d'autoriser ou non la digression. Mieux vaudrait trancher : "je voudrais que l'on revienne à notre sujet principal".
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