Accueillir et intégrer un nouvel embauché

On attend généralement d'un nouvel arrivé qu'il s'adapte rapidement ! Comment favoriser son intégration et en faire un moment qui profite à toute l'équipe ?
À retenir : 3 points clés
Anticiper l'arrivée du collaborateur
Il s'agit de choses tellement simples qu'il nous arrive de les oublier : résoudre les questions logistiques et techniques en amont, prévoir l'installation dans le poste (qui transmet quoi ? Comment ?), définir une 1ère mission ou un 1er objectif afin de donner un cadre aux premières journées et semaines. On croit parfois que le flou a le mérite d'obliger le nouveau collaborateur à "se débrouiller"...mais est-ce là la priorité ?
Préparer l'équipe
L'arrivée d'un nouveau collègue n'est pas toujours si naturelle pour l'équipe : certains auraient peut-être souhaité occuper le poste, d'autres ne comprennent "pourquoi lui/elle" etc. Aussi est-il essentiel de communiquer préalablement auprès des collaborateurs en place : qui est-il/elle ? Quelles seront ses fonctions ? Qui interviendra dans son intégration et comment ? Et s'il y a des frustrations individuelles, les aborder avant l'arrivée du "nouveau". Par ailleurs, ce peut être aussi l'opportunité de fédérer l'équipe autour d'un projet collaboratif : préparer un support d'accueil interactif, organiser un mini-événement...
Accompagner l'intégration
On a tendance, une fois le recrutement terminé, à relâcher l'attention ("il/elle est là, c'est bon !"). Pourtant, c'est là que tout commence ! Un suivi régulier, tant formel (des entretiens pour faire le point) qu'informel permet d'ajuster le plan d'actions et d'intervenir rapidement si cela est nécessaire. Il permet aussi de valider, avec objectivité, que la période d'essai est concluante ou ne l'est pas.
Je m'évalue
Voici maintenant 3 questions pour tester vos acquis.
A chaque question une seule bonne réponse mais attention, il y a parmi les réponses possibles, une "presque bonne" qui pourrait vous faire hésiter !
1 / 3   Premier jour
Votre nouveau collaborateur prend son poste demain. Une obligation professionnelle vous empêche d'être là. Que faites vous ?
Je lui laisse un mot d'accueil sur son bureau, en le prévenant que, dès mon retour , je déjeune avec lui.
L'intention est louable, mais risque de passer pour impersonnelle.
J'ai pris soin de le prévenir le plus tôt possible de mon absence, en le joignant directement. Je lui annonce que l'équipe sera là pour l’accueillir.
Une manière respectueuses et prévenante  de prendre en considération le collaborateur avant même son arrivée. De l'informer du déroulement de son premier jour, en mettant auparavant les autres  membres de l'équipe dans la boucle de cette organisation.
Rien de particulier, car je serai là le lendemain. J'informe les membres de l'équipe que je ne serai pas là, charge à eux d'organiser l'accueil.
Sans plus de cadre formel à ce premier jour, il y a risque de désorganisation ou d’improvisation de dernière minute. Le nouveau collaborateur peut se sentir oublié
2 / 3   Un mois après..
Votre nouvelle collègue est arrivée depuis un mis. Elle semble faire l’unanimité auprès des autres, son travail répond à tous les indicateurs. Que faites-vous ?
Rien de particulier, car si elle avait une difficulté, elle sait qu'elle peut venir me voir
Pas sûr.. Exprimer une difficulté peut- être contrariant pour votre collaboratrice qui n'oserait pas vous le dire, de crainte d'écorner son image.
J'organise un entretien pour faire un point sur sa perception de ce premier mois.
Bonne idée. L'amener à s’exprimer ce qui est facile, motivant, gratifiant pour elle mais aussi sur ce qui l'étonne ou la freine est un moyen efficace d'aménager les bonnes conditions à son intégration.
J'identifie des points sur lesquels elle pourrait encore s'améliorer pour faciliter son intégration et je lui en fais part.
Ne faire part que de ces points renverra le sentiment que vous la considérez en difficulté voire en échec.
3 / 3   C'est à vous que je veux parler
Un client fidèle demande expressément à rester en contact avec vous, alors que la gestion de son compte est confiée à votre nouveau collaborateur, Icham, ,en poste depuis  7 jours. Que faites-vous ?
Exceptionnellement, face à l'insistance du client, vous en récupérez la gestion du compte.
Cette reprise de dossier marque un vrai discrédit vis à vis d'Icham : il peut le ressentir comme un manque de confiance.
Vous prévenez Icham qu'il garde le client, en toute autonomie t  : il trouvera tout l'historique des échanges sur leur outil de partage de dossier pour se faire une idée
Sans plus de pédagogie ni d'accompagnement d'Icham dans la conduite de ce dossier, il sera en difficulté, risque de perdre du temps et de la patience.
Vous prévenez le client qu'Icham est l’interlocuteur dédié, et organisez avec Icham une réunion téléphonique avec le client pour évoquer un certain nombre de points.
Cette réunion sonnera comme un passage de relais efficace, dès lors qu'en amont , vous aurez préparé avec Icham les arguments, permettant à Icham d'être plongé immédiatement dans l'opérationnel d'une situation délicate.
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