Accompagner la gestion du temps au sein de l’équipe

La gestion du temps est une discipline personnelle difficile à installer. Comment accompagner l'équipe dans la détection de l'urgent et de l'important ?
À retenir : 3 points clés
Bannir les " tu n'as qu'à mieux t'organiser ! "
Même si mieux gérer son temps passe en partie par l'anticipation, l'organisation, l'injonction " organise-toi ! " est toujours contre-productive. Un collaborateur qui ne s'organise pas ou mal est un collaborateur à qui il manque des informations clés pour le faire : objectifs clairs, perception du " qui fait quoi ", appui voire autorisation pour " dire non " à certaines sollicitations ou pour se déconnecter, connaissances ou savoir-faire nécessaires pour être autonomes etc. Aussi, la première question est plutôt " qu'est-ce qui n'est pas fait, concrètement et qu'est-ce qui empêche que ce soit fait ? .
Etre prêt à introduire des changements
Quand une équipe se plaint d'une trop grosse charge de travail, on voudrait parfois qu'elle se " débrouille quand-même " car l'on n'a pas l'intention de reconsidérer le volume de travail, la répartition des tâches, les process, les relations inter-services…ou sa propre façon (à soi, manager) de gérer le temps.
Or, si l'on accepte qu'il y a peut-être des choses à changer, des choses qui dépendent de nous, alors une vraie démarche de recherche de solutions peut s'enclencher.       
Prendre le temps de comprendre
Bien employer son temps prend du temps ! C'est tout à fait impopulaire mais impossible, pour un manager, de donner en " 2 temps 3 mouvements " des conseils pertinents pour aider équipe débordée. Il y a au contraire à prendre la mesure du problème, à poser à plat ses différentes facettes, à isoler des facteurs…bref à travailler sur un sujet délicat car impalpable tant que l'on ne rentre pas dans le factuel, concret.       
Je m'évalue
Voici maintenant 3 questions pour tester vos acquis.
A chaque question une seule bonne réponse mais attention, il y a parmi les réponses possibles, une "presque bonne" qui devrait vous faire hésiter !
1 / 3   Une tâche n'est pas réalisée...
Sandrine, votre collaboratrice n’a pas avancé sur une tâche importante. Que lui dites-vous ?
Mais je ne comprends pas, tu m’avais dit ok pour aujourd’hui !
Sandrine le sait ! Elle vous répondra "oui mais..." et vous ne serez pas plus avancé (e).
Qu’est-ce qui t’a empêché de le faire ?
La réponse risque d'être "je n'ai pas eu le temps".
Qu'est-ce qui fait que cette tâche n'est pas une priorité pour toi ?
Vous allez à l'essentiel : Sandrine a pu considérer qu'il n'y aurait pas de conséquences ou d'autres tâches ont été plus importantes. Mieux vaut en discuter.
Cela signifie-t-il que tu n'as pas perçu l'importance de cette tâche ?
La question est intéressante mais la forme est un peu abrupte et pourrait braquer Sandrine.
2 / 3   Faire prendre conscience des pertes de temps ?
Merlin, bavard, passe beaucoup plus de temps que nécessaire avec ses interlocuteurs au téléphone. De fait, des tâches plus administratives sont négligées et il se plaint "je suis débordé".  Que lui dites-vous ?
C'est normal que tu sois débordé, tu passes trop de temps au téléphone, tu pourrais écourter les échanges et faire autre chose à la place.
Aucune chance que Merlin adhère ! S'il passe autant de temps au téléphone, c'est que cela lui parait nécessaire.
Quelles tâches ne réussis-tu pas à faire ?
Vous l'amenez à considérer la problématique. Vous pourrez ensuite l'interroger sur les conséquences.
Dans une journée, à quoi passes-tu le plus de temps ?
La question serait plus pertinente après la question 2, une fois exprimé ce qui n'est pas fait.
Comment pourrais-tu passer moins de temps au téléphone ?
Trop rapide ! Merlin n'a pas encore adhéré au constat, il n'est pas prêt à proposer une solution.
3 / 3   Faire face à la charge de travail
La charge de travail de votre équipe est de plus en plus importante. Vous observez que l'ambiance et l'efficacité s'en ressentent, que faites-vous ?
Vous faites confiance à votre équipe et pensez qu'elle va s'adapter. Vous ne faites rien pour l'instant.
Si vous observez des signes d'essoufflement, mieux vaut intervenir.
Vous décidez d'alléger la charge de 2 collaborateurs qui ont plus de difficultés et vous reprenez une partie de leur travail.
Mauvaise idée ! Vous impliquer plus dans l'opérationnel vous empêchera de prendre de la hauteur et ne résoudra pas le problème collectif.
Vous réunissez l'équipe : "on a beaucoup de travail en ce moment et l'on doit trouver des façons de mieux s'organiser pour gagner en efficacité".
Mieux vaut d'abord partager le constat. L'équipe a probablement besoin d'exprimer son vécu de la situation.
Vous réunissez l'équipe : "notre charge de travail a augmenté et elle devient plus difficile à gérer pour vous. Je voudrais que l'on fasse ensemble un état des lieux".
Vous prenez en compte le problème et allez identifier ce qui est le plus critique pour trouver des solutions à expérimenter.
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